Motimates nye funksjon for Avansert rapportdistribusjon gjør det enklere for organisasjonsadministratorer å dele data og følge med på kursfullføringer i organisasjonen. I stedet for å generere en Excel-rapport og videresende den manuelt, kan du nå distribuere rapportene dine til flere kolleger direkte i Motimate-plattformen – enten som et engangstilfelle, eller etter en automatisert, gjentakende tidsplan 📨
Denne funksjonen fjerner den administrative flaskehalsen ved å manuelt hente ut rapporter for andre, slik at du kan effektivisere arbeidsflyten og holde alle samkjørt.
Viktig oversikt
Tilgang:
Denne funksjonen er eksklusivt tilgjengelig for Organisasjonsadministratorer.
Eierskap til maler:
Maler forblir personlige for organisasjonsadministratoren som opprettet dem. Valgte mottakere vil motta den genererte Excel-rapporten via e-post, men de får ikke tilgang til ditt personlige mal-bibliotek eller muligheten til å vise, redigere eller kjøre malene dine på nytt.
Datatilgang og ansvar:
Det er ditt ansvar å sørge for at valgte mottakere har tillatelse til å se rapportdataene. Systemet filtrerer eller skjuler ikke data automatisk basert på mottakerens individuelle datatillatelser.
Maksantall mottakere:
Du kan velge maksimalt 30 mottakere per rapportdistribusjon.
Slik deler du en rapport (engangssending)
Følg disse trinnene for å dele en Excel-rapport umiddelbart med andre administratorer:
Gå til Innsikt > Rapporter i hovedmenyen.
Velg en ferdig mal som er klar til å genereres fra malbiblioteket ditt.
Ved siden av den vanlige Generer-knappen, klikker du på den nye Send til-knappen.
Det vil åpne seg et vindu for valg av mottakere, delt inn i to ulike seksjoner for å hjelpe deg med å finne de riktige interessentene:
Administratorer som administrerer valgte grupper:
Dette viser gruppeadministratorer og gruppens superadministratorer som direkte administrerer de spesifikke gruppene som er inkludert i rapportmalen din.
Andre administratorer med tilgang til rapporter:
Dette viser alle andre administratorer i organisasjonen din som har generell tilgang til rapportfunksjonen.
Søk etter og merk av i avkrysningsboksene for mottakerne du vil inkludere.
💡 Merk: Ditt eget navn er forhåndsvalgt som eier av malen og kan ikke velges bort. Du vil alltid motta en kopi av rapporten.
Klikk på Generer og send.
Systemet vil validere listen din, generere rapporten og sende den på e-post til alle valgte mottakere ✨
Slik setter du opp automatiserte, gjentakende rapporter
Hvis du trenger å distribuere en rapport regelmessig (f.eks. ukentlig eller månedlig), kan du opprette en automatisert distribusjonsplan:
Gå til Innsikt > Rapporter og velg den ferdige malen din.
Klikk på Send to-knappen for å åpne vinduet for valg av mottakere.
Velg ønskede mottakere (opptil totalt 30).
I stedet for å velge "Generer og send", velger du alternativet Planlegg.
Konfigurer de automatiserte intervallene ved hjelp av de vanlige planleggingsvalgene:
Ukentlig (f.eks. mandag hver uke)
Månedlig (første virkedag i måneden)
Kvartalsvis
Lagre tidsplanen din.
Systemet vil nå automatisk kjøre og levere rapportene ved disse intervallene uten behov for ytterligere manuelle handlinger.
Administrere eksisterende tidsplaner
Som eier av malen kan du når som helst vise, redigere eller avbryte den gjentakende tidsplanen, samt justere mottakerlisten ved å åpne malkonfigurasjonen.
Automatisk opprydding av mottakere (revalidering)
For å ivareta personvern og datasikkerhet rydder Motimate automatisk opp i mottakerlistene dine i bakgrunnen:
Ved redigering av en tidsplan:
Hvis en tidligere valgt mottaker har blitt deaktivert eller har mistet sine rapportrettigheter, filtrerer systemet dem ut automatisk før siden lastes inn.
Rett før sending:
Hvis en administrator slutter i selskapet eller bytter rolle mellom de planlagte rapportintervallene, sjekker systemet rettighetene deres en siste gang rett før levering. Hvis de ikke lenger er autorisert, vil ikke rapporten bli sendt til dem.
E-postlevering og feilhåndtering
Når du bruker Avansert rapportdistribusjon, vil du og mottakerne dine oppleve følgende kommunikasjonsflyt:
📥 Når en rapport er generert med vellykket resultat
Maleier (deg):
Du vil motta en e-post hvor det står:
“Du delte rapporten[Template Name]. Generert [Date] UTC. Nedlastingslenken er gyldig i 48 timer.”
Mottakere:
De vil motta en e-post hvor det står:
“[Your Name/Email]har delt rapporten[Template Name]med deg. Generert [Date] UTC. Nedlastingslenken er gyldig i 48 timer.”
⚠️ Når en rapport ikke kunne genereres
Hvis en rapport feiler (for eksempel hvis en gruppe, stilling eller bruker inkludert i malkonfigurasjonen har blitt endret eller slettet i systemet), vil kun du (maleieren) motta et varsel. Mottakere vil ikke bli varslet om feil.
E-posttekst ved feil:
“Vi kunne ikke generere[Template Name]. Malen er ikke lenger gyldig. Enkelte av dens grupper, stillinger eller brukere er kanskje ikke lenger tilgjengelige. Åpne den i Rapporter for å fikse den og prøv igjen.”
Hva du må gjøre:
Gå bare tilbake til dashbordet for Innsikt > Rapporter, åpne malen for å se hvilke konfigurasjoner som må oppdateres, og lagre endringene dine.