Motimates nye funksjon for avansert rapportdistribusjon gjør det enklere for organisasjonsadministratorer, gruppeadministratorer og gruppehovedadministratorer å dele data og overvåke brukergrupper. I stedet for å generere en Excel-rapport og videresende den manuelt, kan du nå distribuere rapportresultater til flere interessenter direkte fra Motimate-grensesnittet – enten som en engangssending eller etter en automatisert, gjentakende tidsplan 📨
Denne funksjonen fjerner den administrative flaskehalsen ved å manuelt hente ut rapporter for andre teammedlemmer, slik at du kan effektivisere arbeidsflyten og holde alle samkjørt.
Viktig oversikt
- Rolletilgang:
Denne funksjonen er tilgjengelig for organisasjonsadministratorer, gruppeadministratorer og gruppehovedadministratorer.
- Eierskap til maler:
Maler forblir personlige for administratorene som opprettet dem. Valgte mottakere vil motta den genererte Excel-rapporten via e-post, men de får ikke tilgang til ditt personlige malbibliotek eller muligheten til å vise, redigere eller kjøre malene dine på nytt.
- Datatilgang og ansvar:
Det er ditt ansvar å sørge for at valgte mottakere har tillatelse til å se rapportdataene. Systemet filtrerer eller skjuler ikke data automatisk basert på mottakerens individuelle datatillatelser.
- Maksantall mottakere:
Du kan velge maksimalt 30 mottakere per rapportdistribusjon (ekskludert avsenderen).
Slik deler du en rapport (engangssending)
Følg disse trinnene for å dele en Excel-rapport umiddelbart med andre administratorer:
- Gå til Innsikt > Rapporter i hovedmenyen.
- Finn en ferdig mal som er klar til å genereres fra malbiblioteket ditt.
- Klikk på Generer nå-knappen.
- Det vil åpne seg et vindu for valg av mottakere for å hjelpe deg med å finne de riktige interessentene:
- Hvis organisasjonen din ikke bruker underorganisasjoner:
Avsendere kan finne alle organisasjonsadministratorer, gruppeadministratorer og gruppehovedadministratorer innenfor sin organisasjon.
- Hvis organisasjonen din bruker underorganisasjoner:
- Avsendere som er organisasjonsadministratorer kan finne alle organisasjonsadministratorer, gruppeadministratorer og gruppehovedadministratorer på tvers av hele organisasjonen (fra alle underorganisasjoner).
- Avsendere som er gruppeadministratorer or gruppehovedadministratorer kan finne alle organisasjonsadministratorer, gruppeadministratorer og gruppehovedadministratorer i alle underorganisasjoner der de administrerer en gruppe innenfor grenen.
- Hvis organisasjonen din ikke bruker underorganisasjoner:
- Søk etter og velg mottakerne du vil inkludere.
💡 Merk: Ditt eget navn er forhåndsvalgt som eier av malen og kan ikke velges bort. Du vil alltid motta en kopi av rapporten.
- Klikk på Generer nå.
Systemet vil validere listen din, generere rapporten og sende den på e-post til alle valgte mottakere ✨
Slik planlegger du automatiserte, gjentakende rapporter
Hvis du trenger å distribuere en rapport regelmessig (f.eks. månedlig), kan du opprette en automatisert distribusjonsplan:
- Gå til Innsikt > Rapporter og finn den ferdige malen din.
- Klikk på kalenderknappen.
- Velg ønskede mottakere (opptil 30).
- Velg dato og klokkeslett for din første utsendelse (kun fremtidige datoer og hele klokkeslett er tillatt).
- Konfigurer de automatiserte intervallene ved hjelp av de forhåndsdefinerte planleggingsvalgene:
- Ikke gjenta (tidsplanen fjernes etter første forsøk)
- Månedlig (1. dag i måneden på det klokkeslettet som ble konfigurert for første utsendelse)
- Kvartalsvis (1. dag i kvartalet på det klokkeslettet som ble konfigurert for første utsendelse)
- Lagre tidsplanen din.
Systemet vil nå automatisk kjøre og levere rapportene ved disse intervallene uten behov for ytterligere manuelle handlinger.
Administrere eksisterende tidsplaner
Som eier av malen kan du når som helst vise eller avbryte den gjentakende tidsplanen, samt justere mottakerlisten ved å klikke på kalenderikonet.
Automatisk opprydding av mottakere (revalidering)
For å ivareta personvern og datasikkerhet rydder Motimate automatisk opp i mottakerlistene dine i bakgrunnen når du redigerer en tidsplan. Hvis en tidligere valgt mottaker har blitt deaktivert eller har mistet sine rapportrettigheter, filtrerer systemet dem ut automatisk før siden lastes inn.
E-postlevering og feilhåndtering
Når du bruker avansert rapportdistribusjon, vil du og mottakerne dine oppleve følgende kommunikasjonsflyt:
📥 Når en rapport er generert med vellykket resultat
- Maleier (deg):
Du vil motta en e-post hvor det står:
“Du delte rapporten [Template Name]. Generert [Date] UTC. Nedlastingslenken er gyldig i 48 timer.”
- Mottakere:
De vil motta en e-post hvor det står:
“[Your Name/Email] har delt rapporten [Template Name] med deg. Generert [Date] UTC. Nedlastingslenken er gyldig i 48 timer.”
⚠️ Når en rapport ikke kunne genereres
Hvis en rapport feiler (for eksempel hvis en gruppe, stilling eller bruker inkludert i malkonfigurasjonen har blitt endret eller slettet i systemet), vil kun du (maleieren) motta et varsel. Mottakere vil ikke bli varslet om feil.
- E-posttekst ved feil:
“Vi kunne ikke generere [Template Name]. Malen er ikke lenger gyldig. Enkelte av dens grupper, stillinger eller brukere er kanskje ikke lenger tilgjengelige. Åpne den i Rapporter for å fikse den og prøv igjen.”