Velkommen til Motimate – vi er veldig glade for å kunne introdusere deg for plattformen vår, og håper at organisasjonen deres vil nyte godt av alle fordelene ved å være en Motimate kunde 🎉
For å sikre at dere kommer godt i gang og får mest mulig ut av deres Motimate konto (eller "MotiSpace", som vi kaller det), har vi laget denne "Kom i gang"-guiden til dere. Her vil vi gå gjennom noen viktige innstillinger, funksjoner, alternativer og andre hensyn dere bør være oppmerksomme på for å skreddersy MotiSpacet deres til deres organisasjon.
Kom i gang
Tilpass MotiSpacet deres med logo og temafarge
Få brukerne dine til å føle seg hjemme fra første stund! Les mer om hvordan du enkelt kan laste opp organisasjonens logo og velge temafarge for ditt MotiSpace her.
Funksjoner
Utforsk de valgfrie funksjonene som er tilgjengelige i din konto, og aktiver og konfigurer de funksjonene du ønsker å bruke. Les mer om dette her.
Invitasjoner
Tilpass malene for invitasjoner og påminnelser om kurs som sendes ut til brukerne dine. Vi anbefaler at du spesielt fokuserer på invitasjonsteksten før du begynner å invitere brukere til din MotiSpace, slik at de får en best mulig introduksjon til plattformen. Det kan for eksempel være en god idé å bruke invitasjonen til å informere deres ansatte om at Motimate er en "mobil først" plattform, så mobil-appen anbefales. Når det er sagt kan Motimate også brukes via en nettleser dersom dette foretrekkes. Appen heter Motimate og kan lastes ned i Apple App Store og i Google Play. Mer informasjon om hvordan du tilpasser invitasjonsteksten deres finner du her.
Administratorer og redaktører
Alle brukere vil ha en brukerrolle som bestemmer hvilke tillatelser de har på plattformen, samt en grupperolle for hver gruppe de er medlemmer av. Les mer om disse rollene her.
Tenk over hvem i organisasjonen din som skal være Organisasjonsadministratorer ("Org. Admins"), og hvem som skal opprette kurs og dermed ha en av redaktørrollene. Vi anbefaler at kun et begrenset antall brukere settes opp som Org. Admins, siden disse har tilgang til alle innstillinger.
Brukere og grupper
Det første innholdet du trenger i MotiSpacet deres er brukerne og gruppene deres. Grupper i Motimate brukes hovedsakelig til å dele brukerbasen deres inn i mindre segmenter som vanligvis skal igjennom de samme kursene, forså å tildele relevant opplæring til de forskjellige gruppene (f.eks. et kurs om korrekt prosess for å fylle ut skatterapporter vil bli tildelt alle brukere i Finans-gruppen).
Gruppetreet (eller hierarkiet) deres vil ha flere nivå, fra nivå 1 som representerer hele organisasjonen, og forgrener seg nedover, for eksempel via forskjellige avdelinger, til det laveste nivået som typisk vil være individuelle team eller kanskje de forskjellige butikkene deres. Kurs som tildeles en "foreldregruppe" vil også automatisk bli tildelt alle brukere i gruppene på nivåene under (f.eks. vil et kurs tildelt til nivå 3 gruppen "Finans" også tildeles nivå 4 gruppene "Regnskap", "Revisjon", og "Skatt"). Dere velger selv hvor mange nivåer gruppetreet deres skal ha. Gruppestrukturen din kan være basert på butikker på forskjellige lokasjoner, eller rett og slett følge organisasjonens teamstruktur. Du bør tenke gjennom hvilken type gruppehierarki som gir mest mening for organisasjonen din før du begynner å importere noe. Du kan lese mer om dette her.
Merk at i tillegg til grupper, kan dere også velge å gi brukere Stillinger, som dere oppretter selv. Disse kan brukes til å tildele opplæring enda mer spesifikt. For eksempel kan du velge at et kurs skal tildeles brukere i en gruppe (en bestemt butikk eller et team), men kun de som har stilling "Mellomleder". Les mer om Stillinger her.
Når du har bestemt deg for hvordan du vil organisere gruppene dine, bør du begynne å vurdere hvordan du vil importere brukerne dine.
Unngå at e-poster havner i søppelpost/spam
E-poster som sendes fra Motimate til brukerne dine (som invitasjoner og påminnelser) vil bli sendt fra følgende domener:
- motimateapp.com
- motimate.app
Generelt vil e-postadressen nedenfor være den som brukes:
Vi anbefaler sterkt at du 'hvitelister' disse domenene i e-postløsningen din for å sikre at de ikke havner i spam. Meld dette inn til IT-ansvarlig/IT-avdelingen/leverandøren i god tid. Det er kritisk for implementeringen at e-poster fra Motimate mottas av brukerne dine.
📥
Importering av data
Selv om det selvfølgelig er mulig å opprette enkeltbrukere via plattformens brukergrensesnitt (guide her), vil du sannsynligvis trenge en måte å opprette mange nye brukere på samtidig når du er ny i Motimate og setter opp kontoen. Vi tilbyr flere alternativer her, slik at du kan velge det som passer best for din virksomhet. Merk at ikke alle funksjoner er tilgjengelige for alle alternativer:
-
Batch-opplasting:
Alle brukerne dine kan legges inn i en CSV-fil, som deretter lastes opp i systemet i én operasjon. Dere kan tilordne brukere til grupper og gi dem en gruppetilhørighet, men alle brukere vil få rollen "normal bruker". Det betyr at de som skal ha en annen grupperolle må oppdateres manuelt etter import (se guide her).
-
Integrasjoner:
Dere kan sette opp en integrasjon mellom Motimate og HR-systemet deres, slik at dere kan importere, synkronisere og vedlikeholde alle brukerne deres (og til og med deres interne organisasjonsstruktur hvis ønskelig) – direkte fra deres egne systemer. Følgende integrasjonsmetoder er tilgjengelige:
-
-
API (anbefalt):
Dette er vårt mest fleksible alternativ, der du kan automatisere de fleste administrasjonsoppgavene via API. Dette sikrer at alt du gjør med en bruker eller gruppe i HR-systemet deres, også gjenspeiles i Motimate (se guide her).
-
SCIM (kun import av brukere og grupper):
En SCIM-integrasjon lar deg importere og oppdatere brukere og grupper, men den er mindre fleksibel, og noen importhandlinger må håndteres manuelt, for eksempel innstilling av gruppe- og brukerroller (se guide her).
-
sFTP (kun brukerimport):
Dette ligner på CSV-importalternativet, men er en automatisert import der dere gjør CSV-filen tilgjengelig for våre servere hver dag. Filen reflekterer eventuelle endringer for brukerne deres, og den lastes opp om natten og implementerer endringene automatisk (se guide her).
-
API (anbefalt):
-
🪄
Opprette kurs og innhold
Nå over til den morsomme delen – å lage opplæringskursene deres, som vi liker å kalle "Motis".
Her har vi en rekke ulike verktøy og innholdsblokker som venter på at du skal være kreativ og skape engasjerende og fantastiske læringsopplevelser for deres ansatte. Alle typer brukerroller kan være med å redigere Motis, men med mindre man er en Organisasjonsadmin eller en Sjefs- eller treningsredaktør må man bli lagt til som redaktør i innstillingene for den enkelte Moti.
Du finner vår veiledning om hvordan du lager dine første Motis her. Følg de lenkede artiklene nederst på denne siden for å bli guidet gjennom hele prosessen, fra å lage din Moti til den er publisert og rullet ut til brukerne dine.
Vi anbefaler at du har minst 5 kurs klare for brukerne dine når du går live – og hvis du ønsker hjelp til å utvide biblioteket ditt med opplæringskurs kan du bare kontakte din Customer Success Manager. De foreslår gjerne ekstra, ferdiglaget innhold, med temaer som dekker et bredt spekter av emner.
Du kan også kombinere kursene dine i Pakker for enkelt å tildele en samling av relaterte kurs, eller du kan lage Læringsstier der brukerne tas med på en reise gjennom noen av kursene dine i en bestemt rekkefølge for å gi dem akkurat den opplevelsen du ønsker at de skal ha.
🚀
Klar for lansering?
Vi satt sammen en sjekkliste som vi anbefaler at dere går igjennom før dere lanserer, for å være sikre på at dere får en sømløs og god start med Motimate innad i organisasjonen deres:
Brukerimport og pålogging
✅ Er alle brukere lagt til i systemet?
✅ Er alle nødvendige grupper opprettet?
✅ Er brukerne tilordnet de riktige gruppene?
✅ Har du bekreftet at resultatlistene fungerer som forventet?
Roller og ansvar
✅ Er det tydelig hvem som er Org Admins, og hvem som er ansvarlige for godkjenning og publisering av kurs?
✅ Er rollene til redaktører, sjefsredaktører og innholdsskapere klart definert?
✅ Er det etablert en arbeidsflyt for intern kommunikasjon mellom redaktører, sjefsredaktører og Org Admins angående oppretting og publisering av kurs?
Kurs (Motis)
✅ Er minst fem kurs publisert i appen, slik at brukerne ikke logger inn på en tom plattform?
✅ Har du testet at kursene vises i appen og fungerer som forventet?
✅ Er det en publiseringsplan på plass for månedene etter lansering for å opprettholde en jevn strøm av nye kurs?
Supportoppsett
✅ Er det bestemt hvem som skal håndtere førstelinjesupport i selskapet?
✅ Skal brukere kontakte Org Admins direkte, eller vil det bli opprettet en dedikert support-e-postadresse?
Merk: Selskapet ditt håndterer førstelinjesupport. Motimate gir andrelinjesupport via support@motimateapp.com.
Kontoinnstillinger
✅ Har du planlagt en kort samtale med Motimate for å gjennomgå kontoinnstillinger og besvare eventuelle spørsmål? (Anbefales senest én uke før lansering.)
Invitasjoner
✅ Har du utarbeidet teksten til invitasjoner som skal sendes ut til brukere via SMS eller e-post? (Kontakt Motimate hvis du er usikker på hvilken kanal du skal bruke.)
✅ Er invitasjonsteksten sendt til Motimate for inkludering i kontoen din? (Send inn dette minst én uke før lansering.)
✅ Er en testinvitasjon sendt til en utvalgt bruker i selskapet ditt for å bekrefte funksjonaliteten?
Lansering
✅ Er brukerne informert om den kommende lanseringen? (Vet de hva de kan forvente?)
✅ Hvilken type lansering planlegger dere? (Stille lansering? Event?)
✅ Vil invitasjoner bli sendt ut til alle brukere samtidig, eller vil utrullingen skje gradvis, gruppe for gruppe?
✅ Er lanseringsdato og -tidspunkt kommunisert til Motimate? (Gi minst én ukes varsel.)
✅ Er dere forberedt på å håndtere potensielle supportforespørsler i de første dagene etter lansering? (f.eks. brukere som ikke mottar invitasjoner eller har problemer med pålogging.)
Oppfølging etter lansering
✅ Er det en plan for oppfølging av brukere som ikke har logget inn?
Tips: Motimate kan hjelpe med å sende påminnelse-invitasjoner til inaktive brukere. Kontakt oss om nødvendig.
Hold deg oppdatert
📰 Abonner på vårt nyhetsbrev for produktnyheter, oppdateringer og invitasjoner til Meet-ups.
💬 Du finner svar på de fleste spørsmålene dine i vårt hjelpesenter.
❓ Trenger du mer hjelp? Din Customer Success Manager eller support (support@motimateapp.com) er bare en melding unna!
✨ Nå er du klar til å bruke ditt MotiSpace til det fulle! 🎉
- Hilsen Motimate-teamet 💚