Hvordan strukturere grupper i Motimate?

Å bestemme seg for, og sette opp den optimale gruppestrukturen for din organisasjon, er muligens et av de viktigste stegene når du konfigurerer din Motimate-konto❗️🧩

Gruppestruktur i Motimate

Når du oppretter eller importerer brukere til Motimate, må brukerne dine plasseres i grupper. Gruppene kan organiseres i en hierarkisk struktur. I mange tilfeller vil kundene våre velge å implementere en enkel versjon av sin organisasjonskart. Før du bestemmer deg for hvilken struktur som vil fungere best for din organisasjon, er det noen ting du bør tenke på, som vi vil dekke i denne artikkelen.

Noen viktige ting å forstå om grupper i Motimate:

Generelt

• Brukere kan legges til i flere grupper, og hver bruker vil ha en gruppefunksjon for hver gruppe de er i.
  
  

  Les mer om Grupperoller her.
  
  

• Når du tildeler opplæring, vil du tildele til grupper. Alle brukere i samme gruppe mottar og har vanligvis tilgang til det samme opplæringsmaterialet i Motimate, men du kan også tildele opplæring bare til brukere med spesifikke stillinger innenfor en gruppe hvis du ønsker å være mer detaljert.
  
  

  Les mer om Stillinger her.
  
  

• I en hierarkisk gruppestruktur med flere nivåer av foreldregrupper og undergrupper, bør alle brukere alltid være medlemmer av alle sine foreldregrupper.
  
  

• Hvis disse funksjonene er aktivert, vil alle brukere i samme gruppe kunne sammenligne hverandre på ledertavlen, se hverandres kontaktinformasjon, og kommunisere med hverandre på samme Pulse-vegg.

Rapportering

• Rapportering er basert på grupper, så grupper er viktige for å sikre at du kan samle rapporter på de nivåene du ønsker, samt sammenligne mellom grupper etter behov.
  
  

• En gruppe kan ha én eller flere gruppeadministratorer. En gruppeadministrator vil kunne hente rapporter om alle brukerne i sin gruppe, samt alle grupper og brukere i undergrupper under dem i hierarkiet. Typisk vil avdelingsledere og teamledere være gruppeadministratorer i sine grupper.

Hierarki

• Nivå 1 har bare én gruppe, som inkluderer hele organisasjonen. Dette nivået er låst og kan ikke endres.
  
  

• Mens Motimate kan støtte et tosifret antall gruppenivåer (dvs. grupper på nivå 2 vil være undergrupper av nivå 1-gruppen, grupper på nivå 3 vil være undergrupper av sine foreldre nivå 2-grupper osv.), anbefaler vi på det sterkeste at kundene våre implementerer en enkel gruppestruktur for å sikre at det er enkelt og oversiktlig å navigere i grupper når man tildeler opplæring.
  
  

• Nivå 0-grupper, også kalt Tilpassede Grupper, er grupper som kan brukes når det er behov for grupper utenfor den typiske gruppehierarkiet. Det kan for eksempel være for tverrfaglige team, prosjektgrupper, eksterne konsulenter, eller kanskje en gruppe bare for ledere.

Eksempler på gruppestruktur

Du er fri til å strukturere kontoen din akkurat som du ønsker, men de fleste av kundene våre implementerer en funksjonell eller lokasjonsbasert struktur, rett og slett fordi det er slik de er organisert.

En funksjonell gruppestruktur kan se slik ut:

I denne strukturen, hvis du tildeler opplæring til hele organisasjonen, vil alle brukere motta den. Hvis du derimot tildeler den bare til HR-avdelingen, vil bare brukere i HR-avdelingen, L&D-teamet og Lønnsteamet motta opplæringen.

Det er også mulig å tildele en Moti bare til HR-avdelingen og Prisingsteamet for eksempel.

Leder for markedsføring kan gjøres til gruppeadministrator for markedsavdelingen, og vil da kunne hente rapporter om fullføring for alle brukere i markedsavdelingen, samt alle brukere i undergrupper under den.

De to prosjektteamene som vises i tilpasset nivå 0 i vårt eksempel er tverrfaglige team som ikke passer inn i hierarkiet, og derfor har blitt plassert i tilpassede nivå 0-grupper for å gjøre det mulig å tildele relevant opplæring til alle medlemmer av disse prosjektene spesifikt, uten at noen andre grupper i det generelle hierarkiet også får tilgang til det.

En lokasjonsbasert gruppestruktur kan se slik ut:

Restaurantkjeder er et eksempel på organisasjoner som foretrekker en lokasjonsbasert gruppestruktur. I strukturen ovenfor kan du tildele opplæring bare til ansatte i utvalgte restauranter, en hel region, eller til og med hele selskapet. De har også opprettet grupper for sitt hovedkontor for å lage og tildele opplæring som er relevant for ansatte på hovedkontoret.

I dette eksemplet har organisasjonen valgt å bruke tilpassede grupper for å samle alle regionledere og alle restaurantledere. Dette kan gjøres for å sikre at alle slike ledere har en felles Pulse-vegg, men også for å tildele opplæring kun til slike ledere.

Tildeling basert på Stillinger og Grupper

I tillegg til å tildele Motis basert på grupper, kan du også tildele det basert på brukernes stillinger. En bruker kan også registreres med en eller flere stillinger.

Hvis du tildeler opplæring basert på både grupper og stillinger, vil opplæringen bare bli tildelt brukere som samsvarer med begge kriteriene, og ikke til brukere som bare samsvarer med ett av kriteriene. En bruker må være i minst én av de tildelte gruppene OG ha minst én av de tildelte stillingene.

I eksempelet ovenfor, hvis Digital Marketing-teamet har brukere med stillinger som Annonseekspert og Kreativ ekspert, kan du tildele opplæring kun til Annonseeksperter i Digital Marketing-teamet.

Tilsvarende i restauranteksempelet, hvis noen brukere er registrert med for eksempel stillingen Sous-chef, kan du tildele opplæring til alle Sous-chefer i hele organisasjonen, eller for eksempel til alle Sous-chefer i California.