Dokumenter fungerer som dine praktiske assistenter ved å forenkle deling av viktig papirarbeid, og sikrer at det blir enkelt for dine ansatte å få tilgang 📄🤝
Dokumenter lar deg laste opp et bredt spekter av filtyper. Disse dokumentene må organiseres i mapper og kan deles med utvalgte grupper og stillinger.
Dokumenter støtter følgende filtyper:
.pdf, .mp3, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .key, .numbers.
For å bruke Dokumenter må du først sette opp en mappestruktur:
- Logg inn på Motimate på desktop (du må være logget inn som Organisasjonsadministrator).
- Klikk på innstillingsikonet øverst til høyre.
- Velg Web Admin.
- I Web Admin-grensesnittet, hold musepekeren over Dokumenter-fanen og velg Mapper.
- Velg Opprett en eller Ny mappe for å begynne å opprette en mappe.
- På den neste siden, skriv inn navnet på mappen. Du kan også se et alternativ for å velge en overordnet mappe. Dette gir deg muligheten til å velge en overordnet mappe når en eller flere mapper allerede er opprettet, slik at du kan lage en mappestruktur.
- Skriv inn en verdi i sorteringsindeksen. Dette fungerer ikke per nå, og mapper vil bli sortert alfabetisk.
- Velg Opprett mappe.
Dette vil ta deg tilbake til mappesiden hvor du kan se en oversikt over alle mappene dine og mappestrukturen. For å legge til flere mapper, velg Ny mappe og følg samme prosess som beskrevet ovenfor.
Når du har satt opp mappene dine, kan du laste opp dokumenter:
- Logg inn på Motimate på desktop.
- Klikk på innstillingsikonet øverst til høyre.
- Velg Web Admin.
- I Web Admin-grensesnittet, hold musepekeren over Dokumenter-fanen og velg Filer.
- Velg Opprett en eller Ny fil.
- Velg mappen du vil plassere filen i under feltet "Mappe".
- Deretter, under feltet "Grupper filen deles med", velg gruppene du vil dele filen med. Flere grupper kan velges.
- På samme måte, velg stillingene du vil dele filen med under feltet "Stillingene filen deles med". Flere stillinger kan velges.
- Skriv inn et navn for filen i feltet "Navn".
- Skriv inn en verdi i sorteringsindeksen. Dette fungerer ikke per nå, og filer vil bli sortert alfabetisk.
- Klikk på Velg fil for å velge filen du vil laste opp.
- Klikk på Opprett fil.
Dette vil ta deg til filoversiktssiden hvor du kan se alle filene du har lastet opp, hvilke mapper de tilhører, og hvilke grupper og stillinger de er delt med.
Filene du har delt vil være tilgjengelige under Dokumenter-knappen i mobil- og desktop-appene.
Gratulerer! Du har nå opprettet en mappestruktur og gjort filene dine lett tilgjengelige for sluttbrukerne dine 🎉