CSV-filer kan brukes til å laste opp brukerprofiler til Motimate, samt opprette og tildele grupper og stillinger.
Oversikt
En av de viktigste aspektene ved å komme i gang med Motimate er å registrere brukere i systemet, med riktige stillinger og i de riktige gruppene. Den første brukeropplastingen kan gjøres ved å fylle ut et CSV-regneark og sende det til support@motimateapp.com. Filen bør helst sendes som en sikker lenke, og ikke som et vedlegg i e-posten, da dette er mindre sikkert. Så snart brukerne er lastet opp, kan de enkelt administreres i deres MotiSpace.
Hvis du ønsker å laste opp brukerne direkte og oppdatere brukerdata i bulk på regelmessig basis, kan du gjøre dette ved hjelp av en sFTP-filoverføring. Du kan lese mer om det her. Dette kan automatiseres av IT-teamet ditt. Alternativt kan vi sette opp denne automatiseringen for deg (dette er en betalt tjeneste, vennligst kontakt support@motimateapp.com for mer informasjon).
Denne artikkelen forklarer informasjonen vi trenger at dere inkluderer i regnearket for å opprette brukere, stillinger og grupper i Motimate på riktig måte.
Du kan se en videoguide om hvordan du fyller ut CSV-regnearket her, eller følge stegene beskrevet nedenfor.
Spesifikasjoner for CSV-filen:
CSV-filen har et sett med obligatoriske kolonner som må inkluderes for en vellykket import. Du kan laste ned en kopi av CSV-strukturen og et eksempel i Excel-format her:
Last ned dette eksempelet på CSV-fil (eller se i Google Sheets).
Den første raden i CSV-filen vil navngi de forskjellige kolonnene i filen.
Disse er beskrevet nedenfor (* betyr at feltet er påkrevd, ** betyr at minst ett av feltene må fylles ut, avhengig av hva dere har bestemt at brukere skal logge inn med):
-
employee_id*
Dette feltet er påkrevd, og må være unikt. Både tall og bokstaver er tillatt, men ikke mellomrom. Dersom du vil endre en eksisterende bruker i steden for å opprette en ny bruker, må den eksisterende brukerens 'employee_id' legges inn her, hvis ikke opprettes et duplikat av brukeren.
Dersom dere ønsker å bruke Single Sign-On (SSO) må dette feltet matche UPN i deres SSO-kildesystem.
- first_name*
- middle_name
- last_name*
-
phone**
Telefonnummer må inkludere landskode (f.eks: "+4791234567")
- email**
- position_import_id
-
position
Disse to "position"-feltene må begge fylles inn, ellers vil enten eksisterende Stilling overskrives, eller en duplikat-stilling vil opprettes. Dersom posisjonen eksisterer allerede må begge felt reflektere nøyaktig de eksisterende detaljene, men de kan begge være hva som helst dersom en ny Stilling skal opprettes. -
status
Kan være blank (og da blir "Aktiv" automatisk satt som standard)
-
imported
Kan være blank
-
level_2_group_import_id
Import ID for eksisterende gruppe, eller ny unik import ID kan legges inn for å opprette en ny gruppe.
-
level_2_group_name
Må matche navn på eksisterende gruppe, ellers overskrives navnet. Dersom ny gruppe skal opprettes skriver du inn navn på ny gruppe her.
-
level_2_role_in_group
Fyll inn "0" dersom bruker skal være vanlig gruppemedlem, eller "1" dersom de skal være gruppeadministrator.
... disse siste tre kolonnene for grupper repeteres for hvert gruppenivå (opptil nivå 4 som standard, med mulighet for å legge til flere nivå dersom dette trengs), slik at brukere kan legges til i riktig gruppe på hvert nivå i gruppestrukturen. Merk at nivå 1 (Organisasjon) allerede er konfigurert av systemet som standard og derfor ikke er inkludert i CSV-filen.
Hver rad nedenfor kolonne-navnene beskriver en bruker. Fyll inn riktig informasjon i hver kolonne for alle de ansatte som skal importeres via CSV-filen.
Denne import-metoden kan kombineres med manuell administrasjon av kontoer. Merk at når vi manuelt importerer filen for deg, vil ikke eksisterende brukere bli fjernet fra Motimate selv om de ikke er inkludert i filen, men hvis du derimot velger å automatisk importere brukere ved hjelp av sFTP, så vil brukere bli deaktivert i Motimate hvis de ikke er inkludert i hver opplastning av filen.
Eksempler på ferdig utfylt CSV-fil:
Brukerinformasjon:
Brukerstillinger:
Brukergrupper: