FAQ - NorSIS opplæringspakke

Her har vi samlet de vanligste spørsmålene om NorSIS sin opplæringspakke om cybersikkerhet

Denne siden vil bli oppdatert fortløpende.
Sist oppdatert: 16.09.2022

Spørsmål

Hvordan og når kan jeg laste opp brukere?

Du skal ha mottatt e-post med informasjon om opplasting av brukere kort tid etter at du bestilte pakken. Dersom du ikke har mottatt denne, bør du sjekke mappen for søppelpost. Om du ikke finner den der heller, må du ta kontakt med support.norsis@motimateapp.com

Brukere må lastes opp innen 26. september for at vi skal kunne garantere at invitasjoner blir sendt til dem 1. oktober. Brukere lastet opp etter dette vil vi fortsatt gjøre vårt ytterste for å sende invitasjoner til i tide, men om de ikke får det 1. oktober, så vil de få det 4.-5. oktober og deretter fortløpende innen to virkedager for brukere lastet opp etter dette.

Har dere tips til hvordan jeg forbereder organisasjonen min?

  1. Informer de alle ansatte som skal gjennomføre opplæringen
  2. Sørg for at e-postene fra Motimate kommer gjennom til de ansatte

Av erfaring vet vi at god informasjon i forkant har mye å si for gjennomføringsgraden. Derfor ber vi om at du sørger for å sende ut e-post til alle som skal ta kursene før du registrerer/inviterer brukeren. Denne bør inneholde:

  • Hvorfor de skal gjennomføre kursene, og hvilke forventninger dere har om når de skal ha fullført.
  • At de vil motta en e-post fra Motimate med brukernavn og passord (dersom din organisasjon ikke har bestilt med SSO). Vi anbefaler at de endrer passord med én gang.
  • At kursene kan gjennomføres via en nettleser eller i en app på smarttelefonen. Appen heter Motimate og finnes i Apple App Store og i Google Play.
  • Påminnelser om å gjennomføre opplæringen vil bli sendt ut til de som ikke gjennomfører én gang i måneden. 

Vi har laget et utkast til e-post som dere kan redigere og sende ut til de ansatte. 
NB! Må tilpasses om dere har valgt med SSO.

Hei,

Opplæring i cybersikkerhet er viktig for oss i (navn på organisasjon), og vi har derfor meldt deg på interaktive cybersikkerhetskurs fra NorSIS (Norsk senter for snformasjonssikring) i læringsplattformen Motimate

Du vil snart motta en invitasjon fra no-reply@motimateapp.com som ser omtrent slik ut:

Lenkene i denne e-posten er trygge å klikke på. Følg instruksjonene og gjennomfør kursene der du foretrekker det; på din pc eller din mobiltelefon.  Etter pålogging endrer du passord under dine innstillinger. 

Lykke til!

Vennlig hilsen,


Unngå at e-poster havner i søppelpost/spam

E-postene fra Motimate sendes ut fra følgende domener:

  • motimateapp.com
  • motimate.app

I all hovedsak, vil e-postadressen nedenfor bli den som blir brukt:

  • no-reply@motimateapp.com

Vi anbefaler sterkt at dere hvitelister disse domenene i e-postløsningen deres, for å sørge for at de ikke havner i spam. Gi beskjed om dette videre til IT-ansvarlig/-avdeling/-leverandør i god tid. Det er kritisk for gjennomføringen at e-poster fra Motimate kommer fram.

Hvordan kan jeg hjelpe brukere som ikke har mottatt invitasjon eller ikke får til å logge inn?

Dersom en bruker ikke får til å logge inn eller ikke har mottatt e-post med brukernavn og passord, anbefaler vi følgende feilsøkingsprosedyre:

  1. Be brukere sjekke om e-posten har havnet i Spam/Søppelpost.
    E-posten skal være fra no-reply@motimateapp.com med tittelen Velkommen til Motimate! / Welcome to Motimate!
  2. Påse at brukeren forsøker å logge inn på riktig URL. Eksempel på URL:
    https://motimate.app/security-no
    VIKTIG! Dersom dere har bestilt pakke med egen konto eller med logo/farge, må URL som dere har fått tildelt benyttes!

  3. Bruker som ikke har mottatt invitasjon eller hvis passord ikke virker, kan forsøke å klikke Glemt passord. I tilfelle brukere har flere e-postalias, er det viktig at brukeren oppgir den e-postadressen som du har lastet opp til Motimate via CSV.
    Linken til Glemt passord er tilgjengelig nederst på innlogginssiden.
  4. Dersom bruker ikke får til å logge inn i appen, gjelder de samme feilsøkingsstegene som ovenfor, men brukere må også passe på å oppgi riktig MotiSpace.
    1. Dersom dere ikke har bestilt egen profil, skal organisasjon være security-no
    2. Dersom dere har bestilt egen profil, skal MotiSpace være den som er oppgitt i e-postinvitasjonen, det vil si det som står etter https://motimate.app/ når du er logget inn i Motimate.
  5. Hvis brukeren ikke får tilsendt passord når hun eller han klikker på Glemt passord, og denne e-posten heller ikke har kommet i spam/søppelpost må du dobbelsjekke at brukeren faktisk forsøker å logge inn med nøyaktig den samme e-postadressen som du lastet opp i CSV-filen du sendte til Motimate, og at brukeren faktisk var registrert i CSV-filen.
  6. Dersom alt annet feiler, eller brukeren ikke var med i CSV-filen du lastet opp, kan du ta kontakt med support.norsis@motimateapp.com og be oss om å undersøke saken nærmere.
    1. Vi trenger følgende informasjon om brukeren det gjelder:
      1. E-postadresse
      2. Fornavn
      3. Etternavn
    2. Dersom brukeren var med i CSV-filen du lastet opp, vennligst bekreft hvilke av de nevnte stegene ovenfor som er forsøkt. Send også følgende skjermbilder av følgende:
      1. Feilmelding ved innlogging som inkluderer hele skjermen, inkludert URL i nettleser.
      2. Feilmelding etter å ha klikket Glemt passord.
    3. Dersom brukeren ikke var med i CSV-filen du lastet opp, må du bruke det samme link du var sent i bestillingsbekreftelse mailen for å laste opp flere brukere.  

Glemt passord på mobil

Dersom en bruker opplever at Glemt passord linken ikke fungerer når hun eller han klikker Glemt passord i mobilappen er det viktig å passe på å velge å åpne linken som ble tilsendt i e-posten i nettleseren, og ikke i Motimate.

Dersom linken automatisk åpnes i Motimate, anbefaler vi å kopiere og lime den inn i nettleseren i stedet. Alternativt, kan brukeren klikke på linken og resette passord på en PC/laptop i stedet for på mobiltelefonen.

Mange brukere som ikke mottar e-post fra Motimate?

Hvis du ikke allerede har gjort det, må du ta kontakt med din IT-avdeling og be om at alle e-post fra adressen nedenfor er hvitelistet (white-listed):

no-reply@motimateapp.com

Om mulig, hvitelist gjerne hele følgende domener:

motimateapp.com
motimate.app

 

Hvordan kan jeg legge til nyansatte brukere?


Dersom du allerede har lastet opp brukere, og trenger å legge til flere i ettertid, kan du laste opp en ny CSV-fil som bare inneholder de nye brukerne. Dette må du gjøre på samme link som du brukte til å laste opp brukere forrige gang. Du kan finne linken i bestillingsbreftelse mailen.

Nye brukere vil normalt motta invitasjon til å logge inn innen en til tre virkedager.

Pass på å sende i samme format, med følgende kolonner: email, first_name, last_name. Legg kun til de nye brukerne i denne filen.

Hva sendes ut av informasjon til alle registrerte brukere?

Vi sender ut en e-post til alle brukere som er blitt importert. Denne e-posten vil inneholde innloggingsdetaljer, og er helt lik den som du selv fikk da du ble invitert til å logge inn første gang.

Dette er den eneste e-posten som vil bli sendt til brukere i forbindelse ved lansering.

Innholdet vil se slik ut (med forbehold om endringer):

Hei %first_name%,

Vi har laget en konto for deg i Motimate slik at du får tilgang til NorSIS sin opplæringspakke om cybersikkerhet bestilt av din arbeidsgiver.

Hvis du har spørsmål om hvorfor du er meldt på disse kursene, ta kontakt med lederen din, IT-, HR- eller L&D-avdeling.

Informasjon om hvordan du logger inn ligger nedenfor i denne e-posten.

Du kan logge inn enten i nettleser, eller i mobilapp. Hvis du laster ned mobilappen må du skrive inn ditt MotiSpace før brukernavn og passord når du logger inn første gang. 

Vi anbefaler at du endrer passordet ditt i kontoinnstillinger etter du har logget på for første gang. Ikke bruk et passord som du allerede bruker til andre kontoer!

Lykke til med opplæringen!

Mvh,

Motimate

Hvilke påminnelser  om å logge inn vil brukerne motta?

Brukere som ikke enda har logget inn i Motimate vil motta en påminnelse på e-post den 10. i hver måned kl 10, inntil de har logget inn. 

Kan vi justere eller endre på invitasjoner og/eller påminnelser?

Nei, det er ikke mulig uten tilgang til egen Motimate-konto. Både format og utsendingsplan for disse vil være likt for alle kunder.

Vi anbefaler imidlertid at du også informere dine ansatte i egne kanaler, samt forbereder dem i forveien om at de vil motta invitasjon fra Motimate, at lenker fra Motimate er trygge å klikke på, samt om dine forventninger til fullføring av opplæringspakken.

Hvordan kan jeg sikre at e-poster ikke havner i Spam?

Alle e-poster som sendes skal være godkjent og signert i henhold til regler for DMARC/DKIM/SPF. Dette er imidlertid ingen garanti for at din e-postleverandør likevel kan markere noen av e-postene som Spam. Vi vil derfor sterkt oppfordre deg om å be deres
e-postleverandør om å hviteliste all e-post fra følgende domener:

  • motimateapp.com
  • motimate.app

Hva er forventet tidsforbruk for å fullføre opplæringspakken?

Alle kursene er forventet å ta mellom 10-15 minutter til å fullføre.

Totalt sett, ser vi for oss at de aller fleste vil kunne fullføre all opplæring om de setter av totalt en til to timer i løpet av perioden.

Hvor lenge er kursene tilgjengelige?

Kursene skal være tilgjengelige i 12 måneder fra bestilling.  

Hvordan kan vi lage egne kurs i Motimate?

Ta kontakt med sales@motimateapp.com dersom du er interessert i et spesialtilbud for tilgang til hele Motimate-plattformen i din organisasjon.

Finnes det tilgang til administrasjon?

Nei, det er bare kunder som har bestilt full tilgang til Motimate som har tilgang til brukeradministrasjon, og andre administrasjonsverktøy.

Når blir alle kursene tilgjengelige?

Kursene er tilgjengelige fra senest 1. oktober 2022

Hvordan kan brukere endre språk i Motimate?

Det er enkelt for brukere å endre språk i Motimate. Vi har en egen artikkel som forklarer hvordan endre språk i Motimate?

Hvordan kan jeg få tilgang til rapportering?

Alle som er administrator i Motimate har tilgang til detaljert gjennomføringsstatistikk Motimate under "Innsikt".  Hvordan bruke "Innsikt"

Hvordan kontakter jeg support?

Ved spørsmål om Motimate og kursene som ikke er besvart i denne FAQ, kan du ta kontakt med support.norsis@motimateapp.com. Ta også kontakt på denne e-postadressen dersom du som er kontaktperson ikke har fått invitasjon til å logge på selv, eller andre tekniske spørsmål.